Administrasi Akademik

Pelaksanaan administrasi akademik diatur secara terpusat. Agar pelaksanaan perkuliahan dengan sistem kredit dapat berjalan lancar, diperlukan pengertian dan kerja sama yang baik dari segenap komponen perguruan tinggi yang terlibat di dalamnya; terutama antara para dosen, PA, mahasiswa, serta unit pelayanan (Bagian Akademik).
Untuk pelaksanaan administrasi sistem kredit diperlukan beberapa tahap kegiatan dalam setiap semester, meliputi:

  1. pendaftaran awal bagi mahasiswa baru dan pendaftaran ulang bagi mahasiswa lama (registrasi /herregistrasi);
  2. pengisian KRS (Kartu Rencana Studi) melalui konsultasi dengan PA;
  3. pelaksanaan perkuliahan;
  4. pengisian KPRS (Kartu Perubahan Rencana Studi) apabila mahasiswa menghendaki perubahan rencana studi;
  5. pelaksanaan ujian (harian, tengah semester, semester); dan
  6. pengumuman hasil ujian (yudisium).

Pembiayaan
Sumber dana penyelenggaraan pendidikan ISI Surakarta berasal dari: pemerintah, masyarakat, dan dari sumber lain yang sah. Setiap mahasiswa yang mengikuti pendidikan di ISI Surakarta wajib membayar SPP dan biaya lainnya, yang besarnya ditetapkan dengan Keputusan Rektor ISI Surakarta, yang pelaksanaannya diatur sesuai kalender akademik.

Sanksi Keterlambatan Pembayaran SPP dan Biaya Lainnya

  1. Mahasiswa yang terlambat/tidak membayar SPP dan biaya lainnya pada waktu yang telah ditentukan:
  2. tidak diperbolehkan mengikuti seluruh kegiatan akademik dan menggunakan fasilitas lembaga selama SPP dan biaya lainnya belum dibayar;
  3. wajib melaporkan pada Subbagian Akademik;
  4. waktu studi tetap diperhitungkan;
  5. SPP dan biaya lainnya yang tertunggak satu semester dapat dibayarkan bersama-sama pada semester berikutnya.
  6. Mahasiswa yang tidak membayar SPP dan biaya lainnya dalam dua semester berturut-turut, dianggap mengundurkan diri.


Pendaftaran Awal (Registrasi) dan Pendaftaran Ulang (Herregistrasi)

Mahasiswa baru yang telah membayar SPP dan biaya lainnya, diwajibkan melakukan pendaftaran awal (registrasi). Pendaftaran ulang (herregistrasi) berlaku bagi mahasiswa lama.  Adapun prosedur registrasi/herregistrasi diatur sebagai berikut.

  1. Membayar SPP dan biaya lainnya (di loket yang telah disediakan).
  2. Mengisi formulir registrasi/herregistrasi.
  3. Menyerahkan formulir registrasi/heregistrasi yang telah diisi ke Urusan Registrasi.

Mahasiswa yang tidak melaksanakan registrasi (khusus mahasiswa baru) dinyatakan mengundurkan diri. Mahasiswa yang tidak melaksanakan herregistrasi (mahasiswa lama) tidak boleh mengikuti seluruh kegiatan akademik, dengan waktu studi tetap diperhitungkan.

Pengisian KRS (Kartu Rencana Studi)

Prosedur pengisian KRS (Kartu Rencana Studi) adalah sebagai berikut.

  1. Mengambil KRS rangkap 4 di Subbagian Akademik dengan menunjukkan bukti pembayaran SPP dan biaya lainnya, serta Kartu Mahasiswa.
  2. Konsultasi dengan Pembimbing Akademik (PA) untuk menentukan mata kuliah yang akan diambil oleh mahasiswa yang bersangkutan. Bagi mahasiswa lama dengan menunjukkan KHS (Kartu Hasil Studi) semester sebelumnya.
  3. KRS harus ditandatangani oleh PA dan Ketua Jurusan.
  4. Masing-masing KRS yang sudah ditandatangani oleh PA dan Ketua Jurusan:
  5. satu lembar untuk Program studi;
  6. satu lembar dikembalikan ke Subbagian Akademik;
  7. satu lembar untuk PA; dan
  8. satu lembar untuk mahasiswa yang bersangkutan.

Pengisian KPRS (Kartu Perubahan Rencana Studi)

Bagi mahasiswa yang karena suatu hal menambah, mengurangi, atau mengubah mata kuliah yang telah direncanakan dalam KRS, diberi kesempatan untuk mengubah dengan mengisikan perubahan pada KPRS (lihat contoh KPRS), tanpa harus mengubah KRS. KPRS dibuat rangkap empat, masing-masing untuk Subbagian Akademik, Pembimbing Akademik, Program studi, dan mahasiswa yang bersangkutan. Perubahan KRS hanya dapat dilakukan dalam kurun waktu yang telah ditentukan dalam kalender akademik.

Perubahan KRS tanpa disertai pengisian KPRS tidak diakui dan mata kuliah yang direncanakan tetap sebagai pembagi dalam perhitungan indeks prestasi (IP). Mahasiswa yang tidak memasukkan KRS/KPRS ke Subbagian Akademik dianggap tidak merencanakan studi pada semester yang bersangkutan.

Pengumuman Hasil Ujian (Yudisium)

Pengumuman hasil ujian (yudisium) dilakukan melalui jurusan masing-masing sesuai dengan kalender akademik yang berlaku.

Cuti Akademik (Selang)

Karena suatu hal yang sangat mendesak dan mahasiswa terpaksa tidak dapat mengikuti kuliah, diberikan cuti akademik dengan ketentuan sebagai berikut.

  1. Mahasiswa berhak mengajukan cuti akademik minimal telah menempuh kuliah dua semester.
  2. Mahasiswa mengajukan permohonan cuti akademik secara tertulis kepada Rektor ISI Surakarta dengan mendapat persetujuan dari PA dan Ketua Jurusan, dengan mengemukakan alasan yang dapat dipertanggungjawabkan (hamil, sakit yang memerlukan penyembuhan lama disertai dengan surat dokter, tinggal menunggu ujian akhir).
  3. Pengajuan izin cuti akademik dapat dilakukan selambat-lambatnya dua minggu sebelum hari pertama pembayaran SPP/herregistrasi.
  4. Mahasiswa yang melakukan izin cuti akademik tetap membayar SPP dan biaya lainnya sebesar 50%.
  5. Mahasiswa Program Strata-1 (S-1) hanya diperbolehkan mengambil cuti akademik sebanyak-banyaknya 4 semester.
  6. Pengambilan cuti akademik dapat dilakukan pada semester yang berbeda atau berturut-turut.
  7. Mahasiswa yang sedang menjalani cuti akademik, tidak berhak mengikuti semua kegiatan akademik.
  8. Lama waktu cuti akademik tidak diperhitungkan sebagai perhitungan waktu kumulatif perkuliahan.
  9. Mahasiswa yang terkena musibah, dapat mengajukan selang melebihi batas waktu yang telah ditentukan pada butir 5 dan 6 di atas, dengan menunjukkan bukti-bukti yang dapat dipertanggungjawabkan.


Perpindahan Mahasiswa/Jurusan/Program Studi

Perpindahan mahasiswa adalah perpindahan mahasiswa dari perguruan tinggi negeri sejenis yang akan memasuki salah satu jurusan/program studi di ISI Surakarta. Pindah jurusan adalah proses perpindahan dari satu jurusan ke jurusan yang lain dalam jenjang yang sama (jenjang S-1 ke jenjang S-1, atau jenjang Diploma ke jenjang Diploma). Pindah program studi adalah proses perpindahan dari satu program studi ke program studi yang lain dalam satu jurusan.

Mahasiswa dapat mengajukan permohonan pindah jurusan atau program studi, apabila memenuhi persyaratan-persyaratan sebagai berikut.

  1. Tidak pernah melanggar tata tertib pada perguruan tinggi, jurusan/program studi asal.
  2. Bukan mahasiswa putus kuliah karena tidak dapat memenuhi ketentuan akademik.
  3. Kepindahan dengan disertai alasan kuat yang dibuktikan dengan surat keterangan yang ditandatangani oleh PA dan Ketua Jurusan/Program Studi asal.
  4. Daya tampung jurusan/program studi penerima masih memungkinkan.
  5. Menempuh tes khusus yang diselenggarakan oleh jurusan/program studi penerima (khusus perpindahan antar-perguruan tinggi/fakultas/jurusan).
  6. Mahasiswa yang berasal dari perguruan tinggi sejenis (perguruan tinggi seni), perpindahan mahasiswa berlaku dalam satu jenjang yang sama.
  7. Masih terdaftar sebagai mahasiswa.

Tata Cara Mengajukan Permohonan Pindah/Alih Jenjang

Bagi Mahasiswa ISI Surakarta

  1. Mahasiswa mengajukan permohonan secara tertulis kepada Ketua Jurusan/Program Studi yang dituju, yang diketahui oleh PA, Ketua Jurusan/Program Studi asal dengan tembusan kepada Pembantu Ketua I dan Kabag. Administrasi Akademik, Kemahasiswaan, Perencanaan dan Sistem Informasi, dengan syarat:
  2. transkrip nilai; dan
  3. fotokopi kartu mahasiswa.
  4. Permohonan pindah diajukan paling lambat dua minggu sebelum hari pertama herregistrasi.
  5. Permohonan pindah tidak dipertimbangkan apabila melebihi batas waktu yang telah ditentukan.
  6. Dilakukan akreditasi.

Bagi Mahasiswa dari Perguruan Tinggi Negeri Sejenis
(Perguruan Tinggi Seni)

  1. Mengajukan permohonan tertulis kepada Ketua Jurusan yang dituju dengan dilampiri:
  2. transkrip nilai;
  3. surat pindah dari perguruan tinggi asal/persetujuan rekomendasi yang menyatakan bahwa yang bersangkutan tidak pernah melanggar peraturan/tata tertib;
  4. surat izin belajar (bagi yang sudah bekerja); dan
  5. ijazah SLTA/yang sederajat dan ijazah tertinggi yang dimiliki, yang dilegalisasi oleh pejabat yang berwenang.
  6. masih terdaftar sebagai mahasiswa aktif.
  7. Permohonan pindah diajukan bersamaan dengan pendaftaran mahasiswa baru.
  8. Permohonan tidak dipertimbangkan bila pengajuan melampaui batas waktu yang ditentukan.
  9. Membayar uang pendaftaran.
  10. Dilakukan akreditasi.

Pertimbangan Permohonan Pindah

  1. Perpindahan antar-jurusan/program studi hanya berlaku satu kali selama menjadi mahasiswa ISI Surakarta.
  2. Yang berwenang memutuskan diterima dan/atau ditolaknya permohonan pindah adalah Ketua Jurusan/Program Studi penerima.
  3. Bagi mahasiswa pindahan diberlakukan akreditasi.
  4. Bagi yang permohonannya ditolak, dapat kembali pada jurusan/program studi asal.
  5. Bagi mahasiswa yang akan alih jenjang Diploma ke Strata-1, harus:
  6. mengajukan permohonan kepada Pembantu Ketua I, dengan dilampiri fotokopi transkrip nilai dan ijazah Diploma III;
  7. permohonan diajukan paling lambat dua minggu sebelum hari pertama pembayaran SPP.

Studi Lanjut

Mahasiswa yang telah memperoleh ijazah sarjana muda/Diploma III/semester VII (telah menempuh sekurang-kurangnya 110 SKS dari perguruan tinggi seni lain dapat melanjutkan studi ke jenjang S-1 dengan akreditasi.

Persyaratan permohonan studi lanjut seperti pada cara mengajukan permohonan pindah/alih jenjang, kecuali masih terdaftar sebagai mahasiswa aktif.

Akreditasi

Perpindahan mahasiswa dari perguruan tinggi negeri sejenis atau jurusan/program studi di lingkungan ISI Surakarta dilaksanakan melalui pengalihan kredit (kredential) yang telah dimiliki oleh mahasiswa.
Mahasiswa pindahan dari perguruan tinggi yang tidak sejenis akan dipertimbangkan secara khusus.

Mahasiswa Berstatus Ganda

Mahasiswa ISI Surakarta dilarang memiliki status ganda atau merangkap pada strata/program studi/jurusan yang berada di lingkungan ISI Surakarta.