Institut Seni Indonesia (ISI) Surakarta sedang merintis pengelolaan arsip sesuai standar kearsipan nasional sebagaimana tertuang pada Peraturan Rektor Nomor 6 Tahun 2021 tentang Pedoman Penyelenggaraan Kearsipan ISI Surakarta. Kepala Biro Umum dan Keuangan, Prastawa Sunu, S.Sos., M.M. selaku pejabat yang membawahi bidang kearsipan melalui surat Nomor 5881/IT6.1/KA.03.02/2022 tertanggal 27 Mei 2022 tentang Penyerahan/Akuisisi Arsip Statis LP2MP3M, melakukan inisiasi penyusutan arsip salah satunya dengan akuisisi arsip statis di Lembaga Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat, Pengembangan Pembelajaran, dan Penjaminan Mutu (LP2MP3M). Hal ini menjadi langkah strategis bagi ISI Surakarta dalam menjamin penyelamatan arsip statis yang masih berada di unit kerja/pencipta arsip dan belum dikelola dengan baik, sehingga belum bisa dimanfaatkan dalam layanan arsip sebagai upaya menyajikan arsip menjadi informasi. Arsip Statis dimaksud merupakan arsip yang mengandung nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan berdasarkan ketentuan pada Jadwal Retensi Arsip (JRA) ISI Surakarta. LP2MP3M merupakan unit pencipta jenis arsip statis dari kegiatan Penelitian, Pengabdian kepada Masyarakat, Kekayaan Intelektual (KI), dan Publikasi Jurnal/Buku. Ketua LP2MP3M, Dr. Sunardi, S.Sn., M.Sn. menyambut baik upaya pengelolaan arsip statis ini dengan menugaskan pegawai di lingkungannya untuk mendapatkan fasilitasi/pendampingan dan supervisi dari para Arsiparis di Unit Kearsipan I ISI Surakarta. Proses kegiatan akuisisi Arsip Statis LP2MP3M dimulai pada bulan Juni 2022.
Akuisisi arsip statis yang diawali dari LP2MP3M diharapkan bisa menginspirasi seluruh unit kerja/pencipta arsip di ISI Surakarta untuk mengakuisisi/menyerahkan arsip statis di lingkungannya disertai daftar arsipnya dengan pendampingan Arsiparis di Unit Kearsipan I. Pengelolaan arsip di ISI Surakarta terdiri dari pengelolaan arsip dinamis, dan pengelolaan arsip statis. Pendampingan kearsipan pada pengelolaan arsip statis tersebut merupakan tindak lanjut yang berkesinambungan dari pembinaan pengelolaan arsip dinamis pada kegiatan Bimbingan Teknis dan Konsultasi (BIMTEKKOS) tentang Penyusunan Naskah Dinas dan Penyelenggaraan Kearsipan ISI Surakarta yang diselenggarakan di Ruang Seminar ISI Surakarta pada tanggal 19 April 2022, diikuti oleh pimpinan unit kerja dan pengelola arsip di lingkungan ISI Surakarta. Materi terdiri dari Bimkos Penyelenggaraan Kearsipan (Drs. Ista,in, M.M., Arsiparis Ahli Madya), Paparan Tata Naskah Dinas & Kewenangan Penandatanganan Naskah Dinas (Anhar Widodo, S.Sos. Analis Ortala), Bimtek Penyusunan Naskah Dinas (Wahyu Widyasih, S.Sos., M.Si., Arsiparis Ahli Muda), Bimtek & Tutorial Pengelolaan Arsip Aktif (Dwi Santosa, S.Sos., Arsiparis Mahir). Kegiatan serupa juga telah dilaksanakan oleh Arsiparis Ahli Muda Lipursari, S.Sn., M.M. di lingkungan Fakultas Seni Rupa dan Desain (FSRD) ISI Surakarta pada bulan Februari 2022 dan Arsiparis Ahli Muda Seger Riyadi, S.E. di lingkungan Fakultas Seni Pertunjukan (FSP) ISI Surakarta pada bulan April 2022.
Drs. Ista’in M.M., Arsiparis Ahli Madya, selaku pengelola Unit Kearsipan I mengatakan, “Demikian pentingnya arsip bisa terus mengalir supaya terjadi penyusutan, dengan harapan seluruh unit kerja/unit pencipta yang masih menyimpan arsip statis di unit kerja masing-masing bisa menyerahkan arsipnya melalui akuisisi arsip statis. Pemahaman para pimpinan sebagai pihak yang bertanggungjawab terhadap arsip yang berada di lingkungan unit kerjanya, dan pengelola arsip terkait pengelolaan arsipnya menjadi hal yang sangat penting untuk mendapatkan perhatian. Semua tidak akan terlepas dari dukungan dari berbagai pihak untuk mewujudkan pengelolaan arsip sesuai mekanisme, menuju arsip seni yang informatif.” (20/6/2022)
Semoga pengelolaan arsip di ISI Surakarta semakin baik dalam rangka menjamin rekam jejak kinerja institusi, merawat memori kolektif seni budaya bangsa.
